Secretária

"Aquela que organiza e participa dos afazeres básicos e cotidianos de um escritório"
Fonte: Dicionário Michaelis

O que é ser uma secretária?

Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga contas, datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares externos do escritório, além de, possivelmente, fazer alguns afazeres pessoais de seu chefe, obtendo confiança e credibilidade deste. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papéis referentes. Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seu chefe por telefone, analisando sua agenda e seus compromissos.

Qual a formação necessária?

Para atuar na área como secretária, o profissional deve possuir no mínimo ensino médio completo. Há o curso de Técnico em Secretariado ou nível superior em Secretário Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional, proporcionando mais qualificação e maiores chances de conseguir bons empregos. Existem alguns dos cursos online que se relacionam sobre como ser uma secretária eficiente e se destacar no mercado, como o de redação empresarial (disponível por 60 dias), marketing pessoal (duração de 8 semanas), atendimento telefônico (disponível por 30 dias) e organização de eventos (disponível por 60 dias).  A maioria dos sindicatos de secretários dos Estados oferecem cursos de especialização. Esses cursos não são feitos online e variam de cidade para cidade, mas todos eles são promovidos em eventos, palestras ou feiras educacionais.

O profissional deve obter um certificado para atuação, deferido pelo Ministério do Trabalho, que se chama DRT, que é uma ferramenta positiva na hora da "seleção" de emprego.

Principais atividades

A profissional que atua como secretária tem várias funções durante o dia e, seguindo uma ordem relativa, algumas das atividades são:

• planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
• assistência e assessoramento direto a executivos;
• coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas;
• redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
• interpretação e sintetização de textos e documentos;
• taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
• versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
• registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
• orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
• conhecimentos protocolares;
• organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
• classificação, registro e distribuição de correspondência;
• redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
• execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Áreas de atuação e especialidades

O profissional é requerido em quase todas as áreas empresarias, sendo elas pequenas, médias ou grandes e pode atuar em áreas do comércio, da indústria, em ramos de humanidades, exatas ou biológicas. Além disso, a secretária pode ser funcionária do assessor, administrador, gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc, dependendo do tamanho e atuação da empresa em que for trabalhar.

Fonte: Brasil Profissões